Hồ sơ hoàn công gồm những gì và thủ tục hoàn công theo quy định 2026

Hồ sơ hoàn công gồm những gì và thủ tục hoàn công nhà ở theo quy định mới nhất 2026 là điều mà nhiều gia chủ quan tâm. Trên thực tế, hoàn công không chỉ là bước hoàn tất thủ tục pháp lý sau khi xây dựng mà còn bao gồm nhiều công đoạn chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra và xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cần thiết giúp bạn nắm rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và chủ động hơn trong kế hoạch xây dựng cũng như đưa công trình vào sử dụng. 

Tại sao phải hoàn công nhà ở theo quy định?

Hoàn công nhà ở là thủ tục pháp lý quan trọng mà chủ đầu tư cần thực hiện sau khi công trình xây dựng hoàn tất. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật mà còn là cơ sở bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu.

Thông qua hồ sơ hoàn công, cơ quan có thẩm quyền xác nhận công trình đã được thi công đúng giấy phép xây dựng và phù hợp với hồ sơ thiết kế được phê duyệt. Đồng thời, đây cũng là điều kiện cần thiết để cập nhật thông tin nhà ở trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, giúp công trình được công nhận đầy đủ về mặt pháp lý.

Bên cạnh đó, việc hoàn công tạo thuận lợi cho các giao dịch như mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế hoặc thế chấp ngân hàng. Ngược lại, nhà ở chưa hoàn công có thể gặp nhiều trở ngại trong quá trình thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan. Ngoài ra, việc không thực hiện hoặc thực hiện hoàn công không đúng quy định còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hành chính và phát sinh các tranh chấp về sau.

Vì vậy, hoàn công không chỉ là bước cuối cùng trong quá trình xây dựng mà còn là căn cứ quan trọng để nghiệm thu, đưa công trình vào sử dụng hợp pháp và đảm bảo giá trị pháp lý lâu dài cho ngôi nhà.

Xem thêm: Công ty sửa nhà tại Tân Phú theo yêu cầu uy tín, báo giá chi tiết

Hồ sơ hoàn công gồm những gì theo quy định mới nhất?

Để thực hiện thủ tục hoàn công nhà ở, chủ đầu tư cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định hiện hành. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình xét duyệt và cập nhật tài sản diễn ra nhanh chóng, hạn chế việc bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Thông thường, hồ sơ hoàn công nhà ở bao gồm các tài liệu sau:

• Đơn đề nghị hoàn công hoặc Đơn đăng ký biến động tài sản theo mẫu quy định hiện hành (Mẫu số 04a/DK – 2026).
• Giấy phép xây dựng đã được cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Hợp đồng thi công xây dựng giữa chủ đầu tư và đơn vị nhận thầu xây dựng.
• Báo cáo kết quả thi công công trình sau khi hoàn thành.
• Hồ sơ thiết kế và các bản vẽ xây dựng được phê duyệt.

• Báo cáo thẩm tra, thẩm định thiết kế bản vẽ thi công (nếu thuộc trường hợp phải thẩm định).
• Bản vẽ hoàn công thể hiện hiện trạng thực tế của công trình, đặc biệt đối với những hạng mục có điều chỉnh so với hồ sơ thiết kế ban đầu.
• Kết quả thí nghiệm, kiểm định chất lượng công trình hoặc vật liệu xây dựng (nếu có yêu cầu).
• Các văn bản xác nhận đủ điều kiện về phòng cháy chữa cháy, an toàn vận hành thang máy hoặc các giấy tờ liên quan khác theo tính chất của công trình.

Sau khi tập hợp đầy đủ các giấy tờ trên, chủ nhà có thể tiến hành nộp hồ sơ hoàn công tại cơ quan có thẩm quyền để được kiểm tra, nghiệm thu và cập nhật thông tin công trình vào hồ sơ pháp lý nhà đất.

Quy định về hồ sơ hoàn công theo pháp luật

Theo quy định tại Nghị định 06/2021/NĐ-CP, hồ sơ hoàn công công trình phải được lập với sự phối hợp của chủ đầu tư và các nhà thầu tham gia hoạt động xây dựng. Mỗi đơn vị có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ liên quan trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật, góp phần đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ và chính xác của hồ sơ hoàn công.

Quy định trách nhiệm lập hồ sơ hoàn công của chủ đầu tư

Theo quy định hiện hành, chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức lập và lưu giữ đầy đủ hồ sơ hoàn công của công trình trước khi tiến hành nghiệm thu hạng mục hoặc công trình xây dựng để đưa vào khai thác, sử dụng. Hồ sơ này phải được chuẩn bị theo đúng danh mục tài liệu được quy định trong các phụ lục của Thông tư liên quan.

Bên cạnh đó, chủ đầu tư cần lập một bộ hồ sơ phục vụ công tác quản lý, vận hành và bảo trì công trình. Sau khi hoàn thành, bộ hồ sơ này phải được bàn giao cho chủ sở hữu hoặc đơn vị trực tiếp quản lý, khai thác công trình. Trong suốt quá trình sử dụng, chủ sở hữu hoặc đơn vị quản lý có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ hồ sơ hoàn công theo quy định.

Đối với trường hợp công trình hoặc hạng mục công trình được đưa vào sử dụng theo từng giai đoạn, chủ đầu tư vẫn phải thực hiện việc lập hồ sơ hoàn công cũng như hồ sơ phục vụ công tác quản lý, vận hành và bảo trì tương ứng với phần công trình được đưa vào khai thác trước.

Quy định trách nhiệm lập bản vẽ hoàn công của nhà thầu thi công

Theo quy định, nhà thầu thi công xây dựng có trách nhiệm lập bản vẽ hoàn công cho các hạng mục và công trình do mình trực tiếp thực hiện. Đối với các bộ phận, kết cấu bị che khuất trong quá trình thi công, nhà thầu phải tiến hành đo đạc hoặc lập bản vẽ ghi nhận kích thước, thông số thực tế trước khi triển khai các công việc tiếp theo nhằm đảm bảo tính chính xác của hồ sơ hoàn công.

Trong trường hợp công trình được thực hiện bởi liên danh nhà thầu, mỗi thành viên trong liên danh phải tự lập bản vẽ hoàn công cho phần công việc mà mình đảm nhận và không được chuyển giao trách nhiệm này cho thành viên khác thực hiện thay.

Ngoài ra, các nhà thầu tham gia hoạt động xây dựng có trách nhiệm lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ hoàn công đối với phạm vi công việc do mình thực hiện. Nếu không còn bản gốc của hồ sơ, có thể sử dụng bản chính hoặc bản sao hợp pháp để thay thế theo quy định.

Quy trình hoàn công nhà ở theo quy định mới nhất

Sau khi công trình xây dựng hoàn thành, chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu cần thực hiện thủ tục hoàn công để được công nhận về mặt pháp lý và cập nhật tài sản trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Quy trình hoàn công nhà ở thường được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị hoàn công

Khi công trình đã thi công xong, chủ đầu tư tiến hành chuẩn bị hồ sơ hoàn công và nộp tại cơ quan có thẩm quyền nơi công trình tọa lạc. Hồ sơ bao gồm đơn đề nghị hoàn công cùng các giấy tờ liên quan theo quy định. Sau khi tiếp nhận, cơ quan chức năng sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thông báo lịch kiểm tra thực tế công trình.

Bước 2: Kiểm tra và nghiệm thu công trình

Theo lịch hẹn, cơ quan quản lý xây dựng sẽ tiến hành kiểm tra hiện trạng công trình. Trong quá trình này, các bên liên quan như chủ đầu tư, đơn vị thi công và đơn vị giám sát (nếu có) sẽ cùng tham gia đối chiếu giữa hồ sơ thiết kế, giấy phép xây dựng và thực tế thi công.

Cơ quan chức năng sẽ tiến hành đo đạc, kiểm tra các hạng mục xây dựng, đánh giá mức độ phù hợp với hồ sơ đã được phê duyệt. Nếu công trình đáp ứng đầy đủ yêu cầu, các bên sẽ lập và ký biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình xây dựng. Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ hoàn công.

Bước 3: Thực hiện nghĩa vụ tài chính và nhận kết quả

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, chủ sở hữu thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật (nếu có). Hoàn tất các khoản phí và lệ phí liên quan là điều kiện để cơ quan chức năng cập nhật thông tin công trình vào hồ sơ nhà đất và hoàn tất thủ tục hoàn công.

Chi phí hoàn công nhà ở riêng lẻ bao nhiêu?

Chi phí hoàn công nhà ở không chỉ bao gồm một khoản phí cố định mà được cấu thành từ nhiều hạng mục khác nhau. Tùy thuộc vào quy mô công trình, địa phương thực hiện và tình trạng hồ sơ thực tế, tổng chi phí hoàn công có thể thay đổi đáng kể. Dưới đây là những khoản chi phí phổ biến mà chủ nhà cần lưu ý.

Phí thẩm định hồ sơ hoàn công

Đây là khoản phí bắt buộc được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá và phê duyệt hồ sơ hoàn công của công trình.

Mức phí thẩm định thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như diện tích xây dựng, quy mô công trình, loại hình công trình và quy định áp dụng tại từng địa phương. Những công trình có quy mô lớn hoặc yêu cầu kỹ thuật phức tạp thường có chi phí thẩm định cao hơn so với nhà ở dân dụng thông thường.

Chi phí kiểm định chất lượng công trình

Trong một số trường hợp, chủ đầu tư cần thuê đơn vị chuyên môn hoặc cơ quan có thẩm quyền tiến hành kiểm định chất lượng công trình trước khi hoàn công.

Nội dung kiểm định có thể bao gồm:

• Đánh giá kết cấu chịu lực của công trình.
• Kiểm tra hệ thống điện, nước và cơ điện.
• Kiểm tra các tiêu chuẩn an toàn phòng cháy chữa cháy.
• Đánh giá mức độ phù hợp với hồ sơ thiết kế được phê duyệt.

Chi phí kiểm định thường được tính theo diện tích sàn xây dựng hoặc theo tỷ lệ phần trăm giá trị công trình, tùy theo quy định và phạm vi kiểm tra thực tế.

Chi phí đo đạc và lập bản vẽ hoàn công

Bản vẽ hoàn công là tài liệu thể hiện hiện trạng thực tế của công trình sau khi hoàn thành thi công. Trường hợp có thay đổi so với bản vẽ thiết kế ban đầu, việc đo đạc và lập lại bản vẽ hoàn công là yêu cầu bắt buộc.

Chi phí cho hạng mục này phụ thuộc vào:

• Diện tích xây dựng.
• Mức độ phức tạp của công trình.
• Yêu cầu kỹ thuật và độ chi tiết của bản vẽ.
• Đơn vị thực hiện và khu vực địa lý.

Những công trình có nhiều hạng mục hoặc yêu cầu khảo sát chi tiết thường phát sinh chi phí cao hơn.

Lệ phí cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở

Sau khi hoàn tất thủ tục hoàn công, chủ sở hữu cần thực hiện thủ tục cập nhật tài sản gắn liền với đất và nộp lệ phí cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở.

Mức thu cụ thể do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh hoặc thành phố ban hành. Thông thường:

• Nhà ở riêng lẻ có mức lệ phí từ khoảng 100.000 đến 500.000 đồng.
• Căn hộ chung cư thường có mức thu thấp hơn.
• Trường hợp cấp đổi hoặc cấp lại giấy chứng nhận sẽ có mức phí thấp hơn so với cấp mới.

Để biết chính xác mức phí áp dụng, chủ nhà nên liên hệ trực tiếp Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc cơ quan tài nguyên môi trường tại địa phương.

Lệ phí trước bạ

Khi đăng ký quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất, người dân có thể phải thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí trước bạ theo quy định hiện hành.

Thông thường, mức lệ phí trước bạ đối với nhà ở được tính bằng 0,5% giá trị tài sản làm căn cứ tính thuế theo quy định của Nhà nước.

Chi phí công chứng hồ sơ

Một số giấy tờ trong hồ sơ hoàn công hoặc hồ sơ đăng ký tài sản có thể cần được công chứng hoặc chứng thực.

Khoản phí này thường không lớn và dao động tùy theo số lượng giấy tờ, số trang công chứng cũng như biểu phí áp dụng tại từng văn phòng công chứng.

Phí dịch vụ hoàn công

Đối với những chủ nhà không có thời gian hoặc chưa nắm rõ quy trình thực hiện, việc thuê đơn vị cung cấp dịch vụ hoàn công là lựa chọn phổ biến.

Các đơn vị dịch vụ sẽ thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục từ khâu chuẩn bị hồ sơ, làm việc với cơ quan chức năng cho đến khi hoàn tất hồ sơ hoàn công. Chi phí dịch vụ có thể được báo giá riêng hoặc tính theo gói trọn gói bao gồm cả các khoản phí hành chính liên quan.

Trước khi ký hợp đồng, chủ nhà nên trao đổi rõ phạm vi công việc và các khoản chi phí đã bao gồm để tránh phát sinh ngoài dự kiến.

Các chi phí phát sinh khác

Ngoài những khoản phí nêu trên, quá trình hoàn công có thể phát sinh thêm một số chi phí tùy thuộc vào hiện trạng công trình và yêu cầu của cơ quan quản lý. Chẳng hạn như chi phí chỉnh sửa hồ sơ, bổ sung giấy tờ, khắc phục các hạng mục chưa đạt yêu cầu hoặc các khoản phí hành chính khác phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ.

Vì vậy, để chủ động về tài chính, chủ nhà nên dự trù một khoản ngân sách dự phòng bên cạnh các chi phí hoàn công cơ bản.

Xem thêm: Công ty sửa nhà Gò Vấp theo yêu cầu uy tín, giá tốt, bảo hành

Giải đáp một số câu hỏi về hoàn công nhà ở

Trong quá trình thực hiện thủ tục hoàn công, nhiều gia chủ thường gặp phải những băn khoăn nhất định. Dưới đây là tổng hợp các câu hỏi thường gặp và những lưu ý quan trọng bạn nên tham khảo. 

Hoàn công nhà không có giấy phép xây dựng có được không?

Đối với những công trình thuộc diện bắt buộc phải có giấy phép xây dựng nhưng được thi công khi chưa được cấp phép, chủ đầu tư sẽ không thể thực hiện thủ tục hoàn công ngay sau khi công trình hoàn thành. Trước tiên, công trình phải được xử lý vi phạm hành chính và hoàn thiện các thủ tục pháp lý theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Tùy thuộc vào loại công trình và vị trí xây dựng, mức xử phạt có thể dao động từ 10 triệu đồng đến 50 triệu đồng. Trong đó, nhà ở riêng lẻ xây dựng tại khu vực đô thị thường bị xử phạt từ 20 – 30 triệu đồng; các công trình có quy mô lớn hơn thuộc diện lập dự án đầu tư xây dựng có thể bị phạt từ 30 – 50 triệu đồng.

*** Biện pháp xử lý khi xây dựng không có giấy phép

Khi phát hiện hành vi xây dựng không phép, cơ quan chức năng sẽ lập biên bản vi phạm hành chính và yêu cầu chủ đầu tư tạm dừng thi công công trình. Kể từ thời điểm lập biên bản, chủ đầu tư có thời hạn 60 ngày để hoàn thiện hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng hoặc thực hiện các thủ tục điều chỉnh giấy phép theo quy định.

Nếu hoàn thành việc khắc phục trong thời hạn cho phép, công trình có thể được xem xét tiếp tục thực hiện các thủ tục pháp lý, bao gồm cả thủ tục hoàn công sau khi đáp ứng đầy đủ điều kiện. Ngược lại, trường hợp không khắc phục hoặc không đủ điều kiện cấp phép, chủ đầu tư có thể bị buộc tháo dỡ toàn bộ hoặc một phần công trình vi phạm.

Trường hợp nào được miễn hoàn công?

Theo khoản 2 Điều 89 Luật Xây dựng 2014 (được sửa đổi, bổ sung năm 2020), các công trình thuộc diện được miễn giấy phép xây dựng sẽ không bắt buộc thực hiện thủ tục hoàn công. Đây thường là những công trình có quy mô nhỏ, ít tác động đến quy hoạch hoặc đã được cơ quan nhà nước kiểm soát thông qua các thủ tục khác.

Cụ thể, nhà ở riêng lẻ tại khu vực nông thôn chưa có quy hoạch đô thị hoặc quy hoạch xây dựng chi tiết được miễn giấy phép xây dựng và không phải thực hiện hoàn công. Tương tự, nhà ở xây dựng tại khu vực miền núi, hải đảo cũng được miễn hoàn công nếu không nằm trong khu bảo tồn hoặc khu di tích lịch sử – văn hóa.

Đối với các công trình sửa chữa, cải tạo nhỏ chỉ tác động đến phần nội thất bên trong, không làm thay đổi kết cấu chịu lực, công năng sử dụng hoặc ảnh hưởng đến an toàn công trình thì chủ đầu tư cũng không cần thực hiện thủ tục hoàn công. Ngoài ra, các công trình xây dựng tạm phục vụ quá trình thi công công trình chính cũng thuộc diện được miễn.

Bên cạnh đó, nhà ở thuộc các dự án đầu tư xây dựng đã được cơ quan có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt thiết kế hoặc các công trình khác thuộc diện miễn giấy phép xây dựng theo quy định của pháp luật cũng không bắt buộc thực hiện thủ tục hoàn công. Tuy nhiên, chủ đầu tư vẫn nên kiểm tra kỹ quy định áp dụng cho từng trường hợp cụ thể để đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành.

Nhà chưa hoàn công có sang tên được không?

Nhà ở chưa hoàn tất thủ tục hoàn công thường sẽ gặp nhiều hạn chế khi thực hiện các giao dịch liên quan đến quyền sở hữu tài sản. Nguyên nhân là do công trình xây dựng chưa được cơ quan có thẩm quyền xác nhận và cập nhật vào Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở. Trong trường hợp này, người sử dụng đất có thể thực hiện chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nhưng phần giá trị của ngôi nhà trên đất có thể chưa được pháp luật công nhận trong giao dịch.

Theo quy định của Luật Nhà ở 2014, nhà ở muốn tham gia các giao dịch như mua bán, tặng cho, thế chấp hoặc chuyển nhượng cần phải có Giấy chứng nhận hợp lệ. Để được cấp hoặc cập nhật Giấy chứng nhận đối với công trình xây dựng mới, chủ sở hữu thường phải hoàn thành thủ tục hoàn công trước, trừ những trường hợp được pháp luật quy định miễn hoàn công. Vì vậy, việc thực hiện hoàn công không chỉ giúp công trình được công nhận về mặt pháp lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch dân sự trong tương lai.

Trường hợp nhà hoàn công sai hiện trạng sẽ xử lý như thế nào?

Hoàn công sai hiện trạng là trường hợp công trình được xây dựng không đúng với nội dung đã được cơ quan có thẩm quyền cấp phép, chẳng hạn như thay đổi số tầng, diện tích xây dựng, chiều cao công trình hoặc các thông số kỹ thuật khác. Khi đối chiếu giữa thực tế thi công và giấy phép xây dựng, nếu phát hiện có sự sai lệch, công trình có thể bị xác định là vi phạm trật tự xây dựng và phải xử lý theo quy định của pháp luật trước khi thực hiện các thủ tục pháp lý tiếp theo.

Mức xử phạt đối với hành vi xây dựng sai giấy phép sẽ phụ thuộc vào loại công trình và vị trí xây dựng. Đối với nhà ở riêng lẻ tại khu vực đô thị, mức phạt có thể từ 10 đến 20 triệu đồng. Trường hợp nhà ở riêng lẻ nằm trong khu bảo tồn, khu di tích lịch sử – văn hóa hoặc các công trình thuộc nhóm tương tự, mức phạt có thể tăng lên từ 20 đến 30 triệu đồng. Đối với các công trình thuộc diện phải lập báo cáo kinh tế – kỹ thuật hoặc dự án đầu tư xây dựng, mức xử phạt có thể dao động từ 30 đến 50 triệu đồng. Ngoài việc nộp phạt, chủ đầu tư còn có thể phải thực hiện các biện pháp khắc phục theo yêu cầu của cơ quan quản lý xây dựng để công trình đủ điều kiện hoàn công theo quy định.

Kết luận

Hy vọng những chia sẻ trong bài viết “Hồ sơ hoàn công gồm những gì? Thủ tục hoàn công mới nhất năm 2026” đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị cũng như các quy định pháp lý liên quan. Việc nắm vững các thủ tục hoàn công không chỉ giúp quá trình hoàn tất công trình diễn ra thuận lợi mà còn hạn chế những sai sót, vướng mắc có thể phát sinh trong quá trình thực hiện.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị uy tín hỗ trợ từ khâu xin giấy phép xây dựng, thiết kế, thi công đến hoàn công công trình, Hải Sơn Kim luôn sẵn sàng đồng hành và tư vấn tận tâm. Liên hệ ngay hotline 0817008839 để được hỗ trợ nhanh chóng, giải đáp chi tiết và nhận phương án phù hợp với nhu cầu của bạn.